Multe companii ajung să folosească mai multe aplicații pe măsură ce activitatea crește. Magazinul online gestionează comenzile, programul de facturare emite documentele, curierul se ocupă de livrare, iar un CRM poate păstra informațiile despre clienți.
Problema apare atunci când aceleași date trebuie introduse manual în fiecare sistem.
O comandă este copiată în programul de facturare, apoi în aplicația curierului. Stocurile sunt actualizate separat, iar cineva verifică periodic dacă informațiile coincid.
La Standard Web, când discutăm despre automatizări, nu pornim de la ideea că trebuie automatizat tot. Începem cu operațiunile repetitive care consumă timp și în care introducerea manuală a datelor produce erori.
Dacă un proces se schimbă în fiecare săptămână, nu este întotdeauna momentul potrivit pentru automatizare.
Software-ul execută regulile pe care le definim. Dacă nici compania nu știe încă exact care trebuie să fie aceste reguli, rezultatul va necesita modificări permanente.
De aceea, înainte să conectăm două aplicații, stabilim ce informații trebuie transferate, în ce direcție și în ce moment.
Un exemplu simplu este o comandă online. Magazinul poate trimite datele către facturare și curier după confirmare. Dar ce înseamnă „confirmare”? Plasarea comenzii? Plata cu cardul? Verificarea manuală a stocului?
Răspunsul diferă de la o companie la alta.
Aceasta este partea care trebuie clarificată înainte de API-uri și cod.
Una dintre cele mai evidente oportunități de automatizare apare atunci când un angajat copiază aceeași informație dintr-o aplicație în alta.
Este o operațiune care nu aduce valoare și care poate produce greșeli.
Dacă o comandă există deja în magazin, datele clientului, produsele și totalurile pot fi transferate către alte sisteme, dacă acestea permit integrarea.
La Standard Web realizăm integrări și automatizări între magazine online, ERP-uri, CRM-uri, servicii de curierat, aplicații de facturare și alte sisteme care oferă metode tehnice de conectare.
Nu este obligatoriu ca integrarea să fie în timp real. Pentru unele date, o sincronizare periodică este suficientă și mai simplă.
Un caz frecvent este sincronizarea catalogului unui magazin online cu un ERP.
Aici trebuie stabilit foarte clar unde sunt administrate produsele. Dacă prețul este modificat și în ERP, și în magazin, mai devreme sau mai târziu apar diferențe.
De obicei, unul dintre sisteme trebuie desemnat drept sursă principală.
De exemplu, ERP-ul poate furniza codul produsului, stocul și prețul, iar magazinul poate administra descrierea, imaginile și informațiile destinate prezentării online.
Nu există o regulă universală. Important este ca responsabilitatea fiecărui sistem să fie clară.
În articolul despre integrările unui magazin online am explicat mai pe larg acest tip de flux.
Uneori procesul poate include și decizii.
O comandă poate fi trimisă către o anumită gestiune în funcție de produse. Un client poate primi un anumit document după schimbarea statusului. O solicitare poate fi direcționată către un departament în funcție de răspunsurile din formular.
Aceste reguli pot elimina multe operațiuni mici pe care echipa le face zilnic.
Totuși, evităm să introducem automatizare doar pentru că este posibil tehnic.
Dacă o operațiune apare de două ori pe lună și durează un minut, dezvoltarea unui sistem complex pentru ea poate să nu aibă sens.
În schimb, o activitate de 30 de secunde executată de sute de ori pe zi poate deveni un candidat foarte bun.
Aceasta este una dintre părțile pe care utilizatorul nu le vede, dar care contează mult.
Ce se întâmplă dacă ERP-ul nu răspunde timp de zece minute? Dar dacă o comandă conține un produs pe care sistemul extern nu îl recunoaște?
O integrare nu trebuie să presupună că totul funcționează permanent.
La Standard Web folosim, în funcție de proiect, jurnale, cozi de procesare și mecanisme prin care anumite operațiuni pot fi reluate. Astfel, o indisponibilitate temporară nu trebuie să însemne pierderea datelor.
Pentru sistemele importante, trebuie să existe și o metodă simplă de a vedea ce nu a funcționat.
Automatizarea este utilă tocmai pentru că reduce munca echipei. Dacă angajații trebuie să verifice manual fiecare operațiune automată, mare parte din beneficiu dispare.
Uneori apare tentația de a construi o aplicație care să facă absolut tot.
În practică, poate fi mai eficient să păstrăm instrumentele care funcționează bine și să le conectăm.
Un program de contabilitate bun nu trebuie reconstruit în magazinul online. Un CRM matur nu trebuie înlocuit doar pentru a avea toate datele într-o singură interfață.
Integrarea permite fiecărui sistem să își păstreze rolul.
Abia atunci când procesele companiei nu mai pot fi acoperite rezonabil de aplicațiile existente merită analizată dezvoltarea unei platforme web personalizate. Standard Web oferă ambele variante: integrăm soluțiile existente sau construim componente proprii atunci când proiectul o cere.
Utilizatorul final nu trebuie să știe că informația a trecut prin trei sisteme.
El plasează comanda, primește confirmarea și ulterior informațiile despre livrare. În spate, sistemele pot genera documente, actualiza stocuri și transmite date fără intervenție manuală.
Pentru companie, rezultatul este un proces mai rapid și mai ușor de urmărit.
La Standard Web abordăm automatizările pragmatic. Ne uităm la procesul existent, identificăm punctele în care se repetă munca manuală și stabilim ce poate fi conectat în condiții rezonabile.
Uneori soluția este un API între două aplicații. Alteori este un plugin WordPress personalizat sau un serviciu intermediar.
Scopul nu este automatizarea de dragul tehnologiei, ci eliminarea muncii repetitive acolo unde există un beneficiu real.
