Pentru mulți utilizatori, Microsoft 365 înseamnă în primul rând Word, Excel și Outlook. Pentru o companie, platforma poate avea însă un rol mult mai important: email profesional, identitate pentru utilizatori, stocarea fișierelor și colaborarea pot fi administrate într-un singur ecosistem.
Acesta este și motivul pentru care implementarea Microsoft 365 într-o firmă nu înseamnă doar cumpărarea unor licențe Office.
La Standard Web lucrăm cu Microsoft 365 ca serviciu de infrastructură pentru companii. Configurăm domeniul și utilizatorii, putem migra emailurile existente și oferim administrare și suport tehnic după implementare. Aceste servicii fac parte din oferta actuală Standard Web.
Unul dintre cele mai frecvente motive pentru trecerea la Microsoft 365 este emailul profesional.
În loc ca adresele nume@firma.ro să fie găzduite împreună cu site-ul pe un server clasic de web hosting, ele pot funcționa prin Exchange Online.
Microsoft oferă Exchange Online atât separat, cât și ca parte din anumite planuri Microsoft 365. Serviciul include email și calendare pentru organizații.
Pentru utilizator diferența poate părea simplă: continuă să folosească Outlook.
În spate însă, conturile sunt administrate la nivelul organizației, iar calendarele, contactele și permisiunile pot face parte din același ecosistem.
Pentru o firmă cu mai mulți angajați, această administrare centralizată este mult mai importantă decât aplicația în care este citit efectiv emailul.
Într-o companie, conturile ar trebui create pentru organizație și administrate de aceasta.
Atunci când un angajat pleacă, accesul poate fi retras, iar datele de business pot fi gestionate conform procedurilor firmei.
Este o diferență importantă față de situația în care documentele și comunicarea sunt răspândite între conturi personale create de fiecare angajat.
Microsoft 365 folosește domeniul companiei pentru identitatea organizației și permite crearea utilizatorilor în jurul acestuia. Microsoft descrie propriul domeniu ca element central pentru identitatea și serviciile Microsoft 365.
La Standard Web, configurarea domeniului și a utilizatorilor face parte din procesul de implementare.
Ambele servicii stochează fișiere în cloud, dar modul în care sunt folosite într-o firmă poate fi diferit.
OneDrive este potrivit pentru fișierele utilizatorului și pentru documentele la care acesta lucrează.
SharePoint este orientat spre conținutul și resursele partajate la nivelul echipelor sau organizației. Microsoft descrie SharePoint și OneDrive ca servicii cloud pentru gestionarea și partajarea conținutului și colaborarea în organizații.
În practică, nu recomandăm ca toate documentele companiei să fie puse pur și simplu într-un singur OneDrive al unui angajat.
Structura trebuie gândită în funcție de cine deține informația și cine trebuie să aibă acces la ea.
Documentele personale de lucru și fișierele comune ale departamentului au nevoi diferite.
Microsoft 365 Business nu este o singură licență.
Există mai multe planuri, iar aplicațiile și serviciile incluse diferă. De exemplu, Microsoft precizează că anumite planuri Business includ doar versiunile web și mobile ale aplicațiilor, în timp ce Business Standard include și aplicații desktop precum Word, Excel, PowerPoint și Outlook. Planurile Business sunt destinate organizațiilor de până la 300 de utilizatori.
Acesta este unul dintre motivele pentru care la Standard Web nu recomandăm o licență înainte să știm de ce are nevoie fiecare utilizator.
Un angajat care lucrează permanent în Excel poate avea alte cerințe decât o adresă generică folosită doar pentru recepționarea unor mesaje.
Nu fiecare cont din companie trebuie neapărat să aibă același tip de licență, dacă termenii și combinația serviciilor permit structura respectivă.
Mutarea emailului unei firme este o operațiune care merită făcută cu atenție.
Trebuie create conturile, verificat domeniul și configurate înregistrările DNS necesare. Apoi trebuie stabilit ce date se migrează din sistemul vechi.
Microsoft documentează explicit configurarea Microsoft 365 Business cu propriul domeniu și pregătirea utilizatorilor pentru Outlook, Teams și OneDrive.
În funcție de sistemul existent, se pot migra emailuri și alte informații compatibile.
La Standard Web ne ocupăm de configurarea domeniilor, crearea utilizatorilor și migrarea conturilor existente către Exchange Online, în funcție de sursa din care se face transferul.
Scopul este ca schimbarea să afecteze cât mai puțin activitatea curentă a firmei.
După implementare vor apărea utilizatori noi, angajați care pleacă, dispozitive noi și permisiuni care trebuie modificate.
Licențele trebuie și ele administrate.
Microsoft 365 are un centru de administrare din care pot fi gestionate serviciile organizației, iar ecosistemul include Exchange, OneDrive, SharePoint și alte servicii, în funcție de plan.
Pentru o firmă fără administrator IT intern, această parte poate fi preluată de un furnizor extern.
Standard Web oferă implementare și administrare Microsoft 365 pentru companii, inclusiv suport pentru utilizatori și gestionarea serviciilor după configurarea inițială.
O companie cu cinci oameni nu are nevoie de aceeași structură ca o organizație cu sute de utilizatori.
Nu este necesar să implementăm fiecare serviciu disponibil doar pentru că licența îl include.
Pentru unele firme, obiectivul inițial este simplu: email profesional stabil, aplicații Office licențiate și fișiere disponibile pe mai multe dispozitive.
Ulterior pot fi organizate mai bine spațiile de lucru și procesele de colaborare.
La Standard Web preferăm implementarea în funcție de nevoile actuale, păstrând posibilitatea dezvoltării ulterioare. Exact aceeași regulă o folosim și în proiectele web: infrastructura trebuie să poată crește, dar nu trebuie încărcată de la început cu funcționalități care nu sunt folosite.
Microsoft 365 este util unei firme atunci când reduce fragmentarea dintre email, documente și utilizatori și oferă o administrare centralizată. Nu este doar un abonament pentru Office, ci poate deveni o parte importantă a infrastructurii de lucru a companiei.
